الملتقى التكويني لامناء المخازن لولاية تبسة يوم 24/02/2009 بمتوسطة مفدي زكرياء الشريعة ولاية تبسة

المقدمــــــــــــــــــة

إن عملية التخزين جعلها الخالق عز وجل ضرورة لابد منها بهدف إستمرار الحياة وأكثر من ذلك

فهي غريزة لدى الإنسان والحيوان على السواء فالنمل على سبيل المثال لا الحصر يبذل جهدا كبيرا

في تأمين أكبر كمية ممكنة من الغذاء ثم يقوم بعد ذلك يتخزينها إلى وقت الحاجة.

غير أن هذه العملية لدى الإنسان تحتاج إلى ترتيبات لتسييرها وتنظيمها وقد سجل لنا التاريخ كما هومذكور في القرآن الكريم من خلال قصة سيدنا يوسف عليه السلام حيث طلب من عزيز مصر تأمين كميات من المؤن لسد حاجيات الناس عند السنوات العجاف وقد تم تطبيق هذا المطلب الذي أخرج مصر من أزمة غذائية حادة كانت شديدة الوطء على غيرها من البلاد المجاورة لمصر في ذلك الوقت.مصداقا لقوله تعالى بعد أعوذ بالله من الشيطان الرجيم

بسم الله الرحمان الرحيم

(( وقال الملك إئتوني به أستخلصه لنفسي فلما كلمه قال إنك اليوم لدينا مكين أمين.قال اجعلني على خزائن الأرض إني حفيظ عليم وكذلك مكنا ليوسف في الأرض يتبوأ منها حيث يشاء نصيب برحمتنا من نشاء ولا نضيع أجر المحسنين )).

صدق الله العظيم

سورة يوسف الآية من 53إلى 55.

1-آليات التخزيــــــــــن

يحتاج التخزين إلى آليات يمكن حصرها في ثلاثة عناصر أساسية:

أ -الإنسان باعتباره العنصر الفعال في كل عمليات الحياة

ب ـ وسائل القياس مثل الوزن والكيل ومكان التخزين ....

ج ـالنصوص القانونية التي تسير العملية.

2- مفهوم التخزين

تلجأالمؤسسات باختلاف أنواعها إلى التخزين وذلك لمواجهة إحتياجاتها

المستقبلية في الأوقات المناسبة وبالكميات المطلوبة باعتبار التخزين أحد أنشطة التموين

فهو وظيفة تحافظ على الأشياء لحين الحاجة إليهاووظيفة تقوم على أساس تخطيط وتنظيم للموادالمخزنة والسيطرة عليها بهدف تدفقها باستمرار.

3-: أنواع المخزونات وشروط التخزين

بالمؤسسة التربوية مخزون وحيد في انتظار الإستهلاك بخلاف المؤسسات الإقتصادية والإنتاجية الأخرى.

غير أن المواد المخزنة بالمؤسسة التربوية تستوجب تخصيص أمكنة التخزين حسب طبيعة هذهالمواد والغالب نجد بها المخازن التالية:

أ -مخزن المواد الغذائية: ومصدر مواده مشتريات البند 211 (التغذية) وهنا يجب مراعاة شروط التالية:

* النظافة : تخضع نظافة المحلات (المخزن وأماكن تداول الأطعمة ) إلى إجراءات المرسوم رقم53/91 المؤرخ في 23 فبراير 1991 المحدد لشروط حفظ وتقديم وتخزين المواد المعدة للاستهلاك البشري ووضع ضوابط لتخزين وتكييف هذه السلع والمواد ومن اهمها:

-ألا تكون محلات حفظ مثل هذه المواد متصلة إتصالا مباشرا بأماكن حفظ الثياب ودورات المياه ويمنع وصول الحيوانات الآهلة إليها.

- يجب أن تكون تهوئة جيدة لمنع ماء التكاثف

ومما
سبق ذكره نستنتج بأن العناية الفائقة بمخزن التغذية تحافظ على حياة
التلاميذ المتمتعين بالنظامين الداخلي ونصف الداخلي فاللحوم تحفظ في غرف
التبريد مع مراعاة مدة صلاحيتها ومراعاة مدة صلاحية المصبرات أما الخضر
والفواكه والتمور فتحفظ في أماكن نظيفة بها تهوئة مناسبة وعموماوجب مراعاة الوقاية التامة لمثل هذه السلع أثناء النقل والتخزين والإستعمال.

ب – المخزن العام : مكان
يخصص لحفظ المواد الأخرى والخاصة بالمصالح المشتركة إذ لابد من توفر رفوف
لتسهيل ترتيب المواد المختلفة بغرض سهولة الوصول إليها عند الحاجة.

ج- مخزن المواد واللوازم المخبرية: يتكفل بها المخبري وتتطلب شروط خاصة لمنع إحتكاك الموادالكيميائية ببعضها.

4-إجراءات التوثيق والوثائق الضرورية

من خلال ماتقدم نتطرق إلى إجراءات توثيق إستلام وتسليم المواد في إطار الجرد الدائم

حسب التشريع المعمول به : القانون 90/21 والمنشور 143 المؤرخ في 30/07/1997.

والمقصود
من الجرد الدائم كما جاء بالمنشور هو التكفل بكل الوسائل والعتاد والمواد
الأولية المستعملة سواء كانت مشتريات أو تبرعات لفائدة المؤسسة والتي لا
تستوجب تسجيلها بالجردالعام نظرا لقيمة شرائها أو إستهلاكها بمجرد الإستعمال الأول.

وتتحكم في هذه العملية قاعدتين أساسيتين:

أ- التحكم والمتابعة في استعمال هذه الوسائل والمواد المستهلكة .

ب ـ المراقبة الدقيقة للوسائل الموجودة.

وكقاعدة عامة إن كل تموين مستلم يقابله وصل استلام يحدد فيه النوع والكمية والتسعيرة وكل مادة تفتح لها بطاقة مخزون برقم معين ويقابل كل خروج وصل موقع من قبل مسؤول المصلحة المستفيدة.

الوثائق الواجب توفرها لتوثيق تسليم واستلام المواد في إطار الجرد الدائم:

1- مواد التغذية:إن الوثائق الإجبارية لتسيير هذا النوع من المخزون كما جاء بالمنشور 143/97

· المخطط الغذائي الأسبوعي يؤشر من قبل مدير المؤسسة والمسير المالي والطبيب المدرسي والهدف منه توفير وجبة صحية للتلاميذ وبناء عليه يتم توفير المواد الغذائية اللازمة

·وثيقة الوصل مابين مسؤول المخزن ورئيس الطباخين ومصالح المقتصدية .

· تعداد التلاميذ المسجلين بالنظام الداخلي والنصف داخلي إضافة إلى قائمة الموظفين المسجلين بالمائدة المشتركة+الضيوف.

· بطاقة المخزون

· ورقة الإستهلاك اليومية تمسك من قبل عون تابع للمصالح الإقتصادية.

إجراءات التوثيق بالنسبة للتغذية:

أ- الإستلام :

بعد
إعداد المخطط الغذائي الأسبوعي ولضمان إعداد الوجبات يتم تحرير بطاقة طلب
بالمواد المطلوبة خلال الأسبوع يكون مؤشر من طرف المدير والمقتصد تسلم
النسخة الأصلية للممون والنسخة الثانية يحتفظ بها المخزني لاستقبال السلع ومقارنتها بوصل التسليم الذي يحرره الممون وبمجرد إستلام السلع يفتح لكل مادة بطاقة مخزون حسب المواد المدرجة بورقة الإستهلاك اليومية شريطة
أن تكون مرقمة ترقيما تصاعديا كما يجب ملء هذه البطاقات بكل دقة وعناية
(الرمز-تعيين المادة- التاريخ- رقم سند الطلب-المصدر-الكمية –السعر
الفردي).دون إهمال مراقبة السلع من حيث النوعية والكمية المطلوبة.وتسجل المواد المستقبلة في سجل الدخول الخاص بالمواد الغذائية.

ب– التسليم:

يتم خروج المواد من مخزن التغذيةمقابل سند خروج يوضح نوع المواد والكميات المطلوبة ويدون محتواه على بطاقات المخزون المختلفة مع ذكر رقم السند وتاريخه على ان يتم استخراج المخزون المتبقي على مستوى بطاقات المخزون والتي تكون مطابقة تماما لورقة الإستهلاك اليومية.

3- موادالمصالح المشتركة:

أ - الباب 22 بند221 (البياضة)
: يحتوي هذا البند على المواد الموجهة أساسا إلى البياضة من مواد التنظيف
ووسائل الخياطة وملابس العمل حيث تخصص لكل مادة بطاقة مخزون يمكن أن نشير
إليها برمز ثانوي (الباب والبند) وذلك في المواد التي يمكن إقتناؤها من
بابين مختلفين كمواد التنظيف التي يمكن شراؤها من البند 221 والبند 271.

ب ـ الباب 22 البند 222 (العيادة) : نجد بهذا البند المواد الصيدلانية البسيطة وبعض الأدوات الطبية الصغيرة يخصص لكل مادة بطاقة مخزون.

ج ـالباب 23 بند 232 (مصاريف البريد): يتوجب تخصيص بطاقة مخزون لمتابعة مخزون الطوابع البريدية الموجهة لمختلف المراسلات.

د ـالباب 24 (الوسائل البيداغوجية):
هذا الباب يحتوي على خمسة بنود وهذا لما يكتسيه من أهمية في مد الحياة
المدرسية بالمواد والوسائل حيث يخصص لهذا الباب أكثر من ربع الميزانية .

فالمواد الخاصة بالوسائل التعليمية والموجهة للمخابر تخصص لها بطاقات مخزون تكون على مستوى المخبري لمتابعتها.

والمواد الأخرى والمشترات من نفس الباب تكون على مستوى المخزن العام يخصص لكل مادة بطاقة مخزون .

ه ـالباب 25 (لوازم المكاتب) : جميع اللوازم المشترات من هذا الباب والموجهة خصيصا لتسيير المكاتب مثل السجلات والمطبوعات والورق واللوازم الأخرى تمسك بطاقة مخزون لكل مادة.

و ـالباب 27 بند 271 : كل مشتريات المؤسسة لمواد موجهة للصيانة من طلاء ووسائل كهربائية ومواد بناء ومواد التنظيف ........إلخ.

تفتح لكل مادة بطاقة مخزون لمتابعة دخول وخروج هذه السلع.

ويتميز هذا البند بمسك سجل من طرف العامل المؤهل لتسجيل المواد المستعملة في عملية التصليح والصيانة.

ي ـ الباب 28 بند282 (حضيرة السيارة): تحتاج صيانة وبالتالي وجب مسك دفتر القيادة الذي يدون عليه حركة السيارة وتواريخ تغيير قطع الغيار والزيوت والبنزين وغيرها.

ر ـ الباب 29 توزيع الجوائز: تسجل مشتريات هذا الباب مثلها مثل باقي المواد على

بطاقات المخزون.

ملاحظة : إن إدراج محتويات بنود الميزانية الهدف منه معرفة مصدر شراء مختلف المواد حيث من الممكن وتسهيلا لعملية الرقابة الرمز لكل مادة برمز ثانوي ( مختلف بنود الميزانية) كأن يكون رقم بطاقة المخزون لمواد النظافة مثلا 01/271 أو 01/221 هنا عندما نريد مقارنة المشتريات المدونة على فاتورة ما مع المدخولات المدونة على بطاقة المخزون تكون العمليبة سهلة وسريعة.

كيفية تنفيذ توثيق تسليم واستلام مواد البنود سالفة الذكر من 22إلى 29:

1-الإستلام:

بمجرد صدور بطاقة طلب تسلم النسخة الثانية منه لأمين المخزن فتكون هذه النسخة إذن له باستقبال السلعة من جهة ومراقبة الكميات ونوع السلع المطلوبة من جهة أخرى وبعد استلام السلع بواسطة وصل
تسليم من طرف الممون يقوم أمين المخزن بتحرير وصل إستلام طبقا لإجراءات
المنشور143/97 يحدد فيه النوع والكمية والسعر الفردي يكون في نسختان نسخة
تسلم للمقتصد ونسخة يحتفظ بها.

ثم تسجل كل مادة على بطاقة المخزون الخاصة بها بكل دقة وعناية كما يقوم بتسجيل جميع المدخولات على سجل الجرد الدائم .

2- التسليم(خروج المواد من المخزن) :
القاعدة أن كل مخروج يقابله وصل مؤشر وممضي من طرف مسؤول المصلحة
المستفيدة يدون خروج المواد على سجل الخروج ثم بطاقات المخزون بذكر رقم سند الخروج ومصدره والكمية وباقي المخزون.

ملاحظة: عند إستلام الفاتورة من الممون تسلم للمخزني لمطابقتها مع الإستلام الفعلي للسلع ويكتب على ظهر الفاتورة عبارة تم استلام السلع ويؤشر ويوقع .

وبمجرد تحرير حوالة الدفع يقوم المخزني بتدوين رقم الحوالة على بطاقات المخزون

في خانة الملاحظات.

هذه الإجراءات كلها تحقق نص القانون 90/21 الخاص بقانون المحاسبة فالمخزون مصدره مال عام له شقان محاسبة مالية (كيفية صرف النقد) ومحاسبة مادية عندما تحول المال العام من مبالغ نقدية إلى أشياء عينية تمثل القيمة النقدية.

وعليه فإن حسن مسك محاسبة مادية دقيقة يجعلنا نحافظ على ممتلكات المؤسسة ومتابعة استهلاكهاوتدفقها بانتظام لضمان السير الحسن لتمدرس التلاميذ وهو الهدف المنشود.

وبهذا الصدد يمكننا إنجاز ورقة إستهلاك ثلاثية تشبه نوعا ما ورقة الإستهلاك الخاصة بالتغذية تبين لنا المخزن نهاية الثلاثي الماضي +مجموع المواد المستلمة خلال الثلاثي – مجموع المواد المسلمة= باقي المخزون عند نهاية الثلاثي.

وفي الختام
إن تسيير المخزون يحتاج إلى وسائل بشرية ومادية لاتتوفر في جل المؤسسات
لكن رغم ذلك يجب بذل كل الجهود المتاحة للتحكم في الوسائل المتوفرة
بالمخازن وذلك باعتماد التوثيق .

وسنستفيد من الجانب التطبيقي باستثمار ما جاء بهذا العرض المتواضع

وفقنا
الله جميعا لما يخدم المدرسة الجزائرية التي نعتز بها لأنها الإسثمار
الوحيد الذي ينتج رجالات المستقبل والسلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته.

إقتراحات وتوصيات ملتقى أمناء المخازن

يوم 24/02/2009 بمتوسطة مفدي زكرياء الشريعة

التوصيات التي تمت أثناء الجلسة بعد مناقشة العرض مع السيد مفتش التربية والتكوين للتسير المالي بعد إثرائها كانت كما يلي:
- تأمين المفاتيح .
- توحيد التصنيف .
- تطوير الثقافة الإستهلاكية .
- إنجاز أختام لأمناء المخازن .
- تأشيرة المخزني على مختلف الفاتورات كدليل على الخدمة المؤداة .
- المسار الإبرائي لحركة المواد إبتداء من بطاقة الطلب وصولا إلى العملية النهائية وهي إنجاز الحوالة ثم التسديد :
1- بطاقة الطلب: تكزن في 03 نسخ
*نسخة للممون
*نسخة للمخزني
* نسخة للمقتصد .
2- إستقبال المواد: وتسجيلها في سجل الجرد الدائم وبطاقة المخزون
ويعتبر سند الطلب كأمر بدخول السلع والمواد .
3- تسليم المواد: ويتم تسليم المواد بـ:
* أمر بالخروج
* تسجيل الخروج ببطاقة خروج مع الإمضاء .
4- الخدمة المؤداة: service fait) )
- التحقق من السلع والمواد وتسجيلها ضمن سجل الجرد الدائم ثم بطاقات المخزون .
- يجب على المخزني أن يؤشر على الفاتورة بعد إستلام السلع والمواد وتعتبر تأشيرة المخزني كشهادة على الخدمة المؤداة .
5- المتابعة: التحقق من السلع والمواد
المسردة في الفاتورة ، والتأكد منها وبعدها يتم تسجيلها على سجل الجرد
الدائم ثم بطاقة المخزون.

الإعداد :
مشير جمال
مقتصـد بثاوية النعمان بن بشير الشريعة
قاسمي صالـح
أمين مخزن بثانوية النعمان بن بشير الشريعة
تحت إشراف :
السيـــد :شعبانـي عزوز
مفتش التربية الوطنية للتسيير المالي والمادي