المكتبة و طرق تنظيمها

مقتنيات المكتبة وطرق تنظيمها
○ المقتنيات

يتألف معظمها من الكتب والتقارير والمجلات والصحف. وفي بعض المكتبات تجد
الخرائط واللوحات التوضيحية والصور والأشرطة (الكاسيت والفيديو وأقراص
الكمبيوتر) والأفلام ونصوص المحاضرات، ويتوافر في بعض المكتبات الأجهزة
والأدوات اللازمة للاستفادة من مقتنيات المكتبة: أجهزة التسجيل، وأجهزة عرض
الأفلام، وأجهزة قراءة الأقراص المدمجة بالليزر، والأشرطة المرئية
(الفيديو).
○ أقسام المكتبة تصنف مقتنيات المكتبة في قسمين رئيسيين: قسم عام، ويضم
الكتب المتوفرة في المكتبة؛ وقسم المراجع، ويشمل الموسوعات والمعاجم
والأطالس، وبعض المصادر المرجعية. ويقع قسم المراجع عادة في غرفة أو غرف
مستقلة. ومواد قسم المراجع لا تعار للقراءة الخارجية، وإنما تُقرأ في
المكتبة ذاتها.
○ البحث في الفهرس أو الكشاف فهرس المكتبة مفتاح أساسي لمعرفة المصادر
المتاحة فيها؛ فهو المكان الذي تجد فيه معلومات وافية عن كل كتاب أو مادة
مطبوعة موجودة في المكتبة. وقد تجد في بعض المكتبات فهرسًا للسجلات
والأشرطة والمواد غير المطبوعة. وفهارس المكتبة متعددة، منها فهرس البطاقات
التقليدي، والفهرس الآلي (الإلكتروني)، وعليك أن تتعلم كيف تستخدم الفهارس
الموجودة في المكتبة، فان وجدت صعوبة في تحديد مكان المادة التي تبحث عنها
-مطبوعة كانت أو غير مطبوعة- فاطلب مساعدة أمين المكتبة؛ فقد تكون المادة
معارة خارج المكتبة أو لم توضع في مكانها بعد.

○ فهرس البطاقات يتألف من عدة خزائن، توضع في مكان بارز في المكتبة، تجد
فيها ملفات لبطاقات مرتبة هجائيًا. وهي ثلاثة أنواع: بطاقة باسم المؤلف،
وبطاقة بعنوان الكتاب أو المادة المطبوعة، وبطاقة بموضوع الكتاب أو المادة.
ويوجد في بعض المكتبات بطاقات أخرى باسم المؤلف الثاني للمادة، والمترجم،
والشارح أو المحقق.

○ ماذا تحوي البطاقات؟ تعتبر بطاقات المؤلف في فهارس المكتبات المداخل
الرئيسية؛ وتحوي الواحدة منها المعلومات التالية: اسم المؤلف، وعنوان
الكتاب، واسم الناشر ومكان وتاريخ النشر، وحجم الكتاب وعدد صفحاته. ويشار
في ذات البطاقة إلى بطاقات المداخل الإضافية: بطاقة عنوان الكتاب أو
المادة، وبطاقة موضوع الكتاب أو المادة.
○ قواعد تنظيم البطاقات
1. ترتب البطاقات حسب الترتيب الهجائي، فتبدأ بحرف الهمزة تليها الباء
والتاء وهكذا حتى الياء. ويلتزم بهذا الترتيب في توالي حروف الكلمة
الواحدة، وفي توالي الكلمات واحدة بعد أخرى.
2. تهمل «أل» التعريف في بداية الكلمة؛ فكلمة «المدرسة» تسجل في البطاقة تحت «مدرسة» وكلمة «المنهج» تسجل تحت كلمة «منهج».
3. ترتب اختصارات الكلمات ترتيبًا هجائىًا أيضًا.
4. ترتب الأعداد وفقًا لطريقة كتابتها بالحروف؛ فالعدد 4 يرصد تحت حرف
الهمزة أربعة، ويسبق العدد 3 الذي يرصد تحت الحرف الأول من كلمة ثلاثة
(الثاء) وهكذا.
5. ترتب بطاقة المؤلف مبتدئة باسمه، ثم عنوان الكتاب.
والبطاقات أنواع هي: بطاقة للمؤلف، وأخرى لعنوان الكتاب، وثالثة لموضوع
الكتاب. والهدف من هذا التنويع تيسير البحث المكتبي؛ فبعض الباحثين قد يعرف
عنوانًا لكتاب أو مادة، ولا يكون متأكدًا من اسم المؤلف، وفي هذه الحالة
يبحث عن الكتاب في بطاقات عناوين الكتب. وإذا لم يكن لديه معرفة بالمؤلفين
ولا بعناوين الكتب فإنه يستطيع أن يبحث في بطاقات الموضوع، وسيجد فيها
الكتب والمواد المتاحة عن موضوعات محددة مثل: زلزال، نفط، بيئة، جامعة،
وهكذا.
○ رقم الاستدعاء
لكل كتاب رقم يطلب به، وترتب الكتب في الأرفف وفقًا لنظام تصنيف معين.
وأكثر تصنيف مستخدم في المكتبات اليوم هو «تصنيف ديوي» العشري. وبعض
المكتبات الكبرى تستخدم تصنيفًا آخر، فمكتبة الكونجرس الأمريكي مثلاً،
يستخدم فيها نظام استدعاء معين، يتألف من رقم تخصيص مكون من حرف، ورقم
ترميز باسم المؤلف وفقًا لنظام ديوي. عند مراجعة فهرس المكتبة انقل رقم
الاستدعاء للكتاب أو الكتب التي تحتاج إليها، واسم المؤلف، وعنوان الكتاب،
ثم اذهب إلى الجزء المناسب في المكتبة للعثور على الكتاب بواسطة رقمه
الاستدعائي.
○ الفهارس الحاسوبية أو الإلكترونية ومحركات البحث
استبدلت معظم المكتبات الفهارس الإلكترونية بالفهارس التقليدية، وأصبحت
تستخدم بالإضافة إلى ذلك المقتنيات المتاحة على الخط المباشر. وتتيح بطاقة
فهرس الحاسوب البحث باسم المؤلف أو الموضوع أو العنوان. ويمكنها حصر بحثك
عن معلومات قد تكون نشرت من قبل أو معلومات نشرت في تاريخ محدد. وتتكون
مقتنيات المكتبة الإلكترونية من مصادر المعلومات الإلكترونية المختزنة على
الأقراص المرنة، أو الأقراص المتراصة (cd-rom)، أو المتوفرة من خلال البحث
بالاتصال المباشر أو عبر الشبكات كالإنترنت. وتسيطر المكتبة الإلكترونية
على أوعية المعلومات الإلكترونية بسهولة ودقة من حيث تنظيم البيانات
والمعلومات وتخزينها وحفظها وتحديثها مما يسهل على الباحث استرجاع هذه
البيانات والمعلومات. تقدم محركات البحث مصادر عديدة للمعلومات منها:
البوابات والمواقع الحكومية وغير الحكومية وقواعد البيانات ومجموعات النقاش
وقوائم الخدمة الإلكترونية وغيرها. وللبحث على الإنترنت عليك القيام
بالخطوات التالية:
1 - حدد الموضوع الذي تبحث عنه ووصفه. ضع كلمة مفتاحية وتصنيفات مختلفة.
2 - ابدأ بالمواقع التي أوصى بها استاذك، أو تلك المواقع التي سبق وقمت بتصفحها.
3 - استخدم البوابات المحترفة التي تحتوي على قوائم أو كشافات للمواضيع.
4 - استخدم محرك البحث .
وانتبه إن كان يحتوي على كشاف المواضيع.
عند استخدام محرك البحث ادخل كلماتك المفتاحية. جد أفضل خليط من الكلمات
المفتاحية لتحدد موقع المعلومات التي تحتاجها، وأدخلها إلى محرك البحث. قم
بمراجعة النتائج التي أظهرها محرك البحث. إذا كان هناك كثير من النتائج
(وصلات مواقع)، أعد البحث بإضافة المزيد من الكلمات المفتاحية، وإذا كان
هناك القليل من الخيارات (الوصلات)، قم بإلغاء بعض الكلمات المفتاحية أو
استبدل بها كلمات غيرها. تأكد من الإملاء الصحيح للكلمة، وإذا كان هناك
أكثر من احتمال لكتابة الكلمة فيفضل كتابة الكلمتين مع وضع حرف أو بينهما.
استعمل خيارات البحث المتطورة في محركات البحث. واستخدم عدة محركات بحث،
لأن كل واحد من محركات البحث يستخدم قاعدة بيانات مختلفة، بل إن بعض محركات
البحث تقوم بالبحث في محركات بحث أخرى. وبعد أن تقوّم محتوى المواقع التي
وجدتها وثّق عملية البحث التي تقوم بها. أدرج المصادر التي حصلت عليها في
قائمة، واكتب تاريخ التدقيق. حدد المصدر وطريقة وتاريخ الوصول إليه. اطلب
المساعدة إذا احتجت لها.

○ أنواع أخرى من الفهارس

يستخدم في بعض المكتبات بدلاً من الفهرس التقليدي (فهرس البطاقات) نظام آخر
للفهرسة؛ حيث تسجل الكتب في مجلدات مستقلة تبعًا لاسم المؤلف وموضوع
الكتاب وعنوان الكتاب. وبعض المكتبات يحتفظ بمعلومات الفهرسة في صورة أفلام
مصغرة، أو شرائح فلمية؛ حيث تصور المادة المطبوعة وتضغط على مساحة صغيرة
من الفيلم، وفي هذه المكتبات أجهزة خاصة تكبر صورة الفيلم وتظهرها على شاشة
تسهل قراءتها. وبعض ثالث من المكتبات يحتفظ بفهارس حاسوبية لمقتنياته.

○ استخـدام المـواد المرجعـيـة

المــواد المرجعيــة في المكتبــة تشـمــل: 1- الموسوعات 2- الكتب السنوية
(الحوليات) 3- التقاويم 4- المعاجم 5- كشافات الصحف والمجلات. والمواد
المرجعية مصدر مهم جدًا لمعلومات كثيرة ومتنوعة، يحتاج إليها الباحثون
باستمرار.

○ الموسوعات

تعد مصدرًا جيدًا للبدء في البحث؛ إذ تشمل آلاف المقالات في مختلف
الموضوعات، والموسوعة العربية العالمية التي بين يديك الآن مثال للموسوعة.
انظر: مقالة الموسوعة.

○ الحوليات

كتب تصدر سنويًا، تعالج فيها موضوعات نوعية، وتقدم فيها أحدث المعارف
والحقائق والأحداث والإحصاءات في شتى المجالات: التجارة والسياسة والاقتصاد
والرياضة والترفيه وتقويم البلدان وإحصاءات السكان، ومن أمثلتها التقرير
الاستراتيجي السنوي الذي يصدر عن مركز الدراسات الاستراتيجية بصحيفة
الأهرام القاهرية.

○ المعاجم

بعض الناس يعتقد ـ خطأ ـ أن المعاجم نحتاج إليها فقط لمعرفة تهجئة الكلمات،
أو معرفة معاني الألفاظ. والواقع أن المعاجم قد تطورت وتنوعت، فهناك معاجم
أحادية اللغة مثل: لسان العرب، والقاموس المحيط، والمعجم الوسيط، والمنجد،
والمصباح المنير، ومختار الصحاح. وهناك معاجم ثنائية: إنجليزي ـ عربي، مثل
المورد و المغني الأكبر، ومعاجم ثنائية: عربي ـ إنجليزي مثل معجم اللغة
العربية المعاصرة و معجم التعابير الاصطلاحية. وهناك معاجم متخصصة مثل:
المعجم المفهرس لألفاظ القرآن الكريم، والمعجم الموحد للموسيقى، والمعجم
الفلسفي، والمعجم الموحد الشامل للمصطلحات الفنية، ومعجم المصطلحات العلمية
والفنية والهندسية. انظر: مقالة المعجم في هذه الموسوعة. ولكي تستفيد أقصى
استفادة من أي معجم يجب أن تقرأ بعناية ما كتب فيه عن كيفية استعماله، وأن
تعرف مدلولات الإشارات والرموز والاختصارات المختلفة التي تستخدم فيه.

○ كشاف الدوريات والصحف

تعد المجلات والصحف مصادر جيدة للمعلومات؛ لأنها تتناول موضوعات الساعة
بطريقة حية وواقعية، تُعنى فيها بتقديم الرؤى الحالية في القضايا والأحداث
الراهنة في معظم مجالات الحياة السياسية والاقتصادية والاجتماعية
والثقافية، في مستوياتها المحلية والإقليمية والعالمية. ولذا فإن بعض
المكتبات توجد بها كشافات للدوريات والصحف، تدلك على كيفية العثور على
المقالات والتحقيقات والآراء المتعلقة بموضوعك مما نشر في الصحف والمجلات.
وتنظم بعض المكتبات إضبارات (ملفات) خاصة لحفظ المطويات وقصاصات الصحف
والصور الحديثة التي تنشر في الصحف والمجلات ويصعب وضعها على أرفف المكتبة.
وتُعنى بعض المكتبات بتجليد الأعداد السابقة من المجلات والصحف في مجلدات،
توضع على أرفف حسب تواليها الزمني، كما يحتفظ بعضها بصور من المجلات
والصحف في شكل مصغرات فلمية (مايكروفلم).

○ استخدام المواد المرجعية الإلكترونية

تتنوع مصادر المواد المرجعية الإلكترونية وأوعيتها، فقد يتطلب الحصول عليها
استخدام البحث بالاتصال المباشر، أو أقراص الليزر المتراصة (cd-rom) أو
الإنترنت أو الوسائط المتعددة، أو الدوريات الإلكترونية، أو أقراص الدي في
دي. والإنترنت شبكة ضخمة من الحواسيب تربط بين كثير من المؤسسات والجامعات
والمعاهد والأفراد حول العالم. ومن فوائد الإنترنت:
1 - وسيلة عصرية للتواصل والاتصالات.
2 - تبادل البيانات والمعلومات بين ملايين الأشخاص.
3 - تبادل الأفكار والحوارات.
4 - متابعة الأخبار والمعلومات.
5 - الاستفادة من البحث العلمي والتعليم.
6 - مجال رحب للتسويق وعقد الصفقات التجارية